Kiedy umowa powierzenia a kiedy upoważnienie do przetwarzania danych?

Czy zastanawialiście się kiedyś, kiedy jako administrator danych powinniście zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych, a kiedy wystarczy samo upoważnienie? 🤔 To jedna z kluczowych kwestii w zarządzaniu ochroną danych osobowych.

Umowa powierzenia danych

Umowa powierzenia danych jest stosowana w sytuacjach, gdy administrator danych zleca określone zadania związane z przetwarzaniem danych osobowych zewnętrznym firmom lub instytucjom. Na przykład, gdy firma decyduje się na korzystanie z zewnętrznego dostawcy usług chmurowych do przechowywania danych osobowych, musi zawrzeć z nim umowę powierzenia danych. Innymi słowy, umowa powierzenia jest wymagana, gdy przekazujecie dane osobowe do przetwarzania innemu podmiotowi. Zawarcie takiej umowy jest obowiązkowe, gdy chcecie zlecić zewnętrznej firmie zadania, które wymagają dostępu do danych osobowych, np. firmy księgowe, agencje marketingowe, dostawcy usług IT, czy firmy hostingowe.

Umowa powierzenia musi spełniać wymogi określone w RODO, w tym zawierać szczegółowe postanowienia dotyczące zakresu, celu i czasu trwania przetwarzania, rodzaju danych osobowych, obowiązków procesora oraz środków zabezpieczających dane.

Upoważnienie do przetwarzania danych

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych jest stosowane wewnątrz organizacji administratora danych i dotyczy osób, które działają pod jego bezpośrednim kierownictwem, takich jak pracownicy, współpracownicy czy zleceniobiorcy. Administrator danych jest zobowiązany do udzielenia pisemnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych tym osobom, które w ramach swoich obowiązków zawodowych mają dostęp do danych osobowych. Innymi słowy, upoważnienie potrzebne jest w sytuacji, kiedy osobom działającym w ramach waszej organizacji nadajecie prawa do przetwarzania danych osobowych. Upoważnienie takie powinno być udzielone pracownikom lub współpracownikom, którzy w ramach swoich obowiązków mają dostęp do danych osobowych. Obowiązkowo trzeba wpisać nadane upoważnienie w ewidencji upoważnień (obowiązkowy rejestr dokumentacji RODO).

Upoważnienie określa zakres danych, do których dana osoba ma dostęp, cele przetwarzania oraz czynności, które może wykonywać z danymi. Jest to narzędzie służące do kontrolowania dostępu do danych osobowych w organizacji i zapewnienia, że dane są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

Jaka jest różnica?

Zasadniczo, umowa powierzenia danych osobowych jest wymagana, gdy przetwarzanie danych jest zlecone zewnętrznemu podmiotowi, natomiast upoważnienie do przetwarzania danych stosuje się wobec osób, które działają bezpośrednio pod kierownictwem administratora danych i przetwarzają dane w ramach swoich obowiązków zawodowych. Wybór odpowiedniego mechanizmu zależy od struktury organizacyjnej, charakteru działalności oraz potrzeb związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

Potrzebujesz kancelarii specjalizującej się w RODO?

W Kancelarii LegalizeMe zdajemy sobie sprawę, jak zawiłe mogą być te kwestie. Jako doświadczeni prawnicy (prowadzimy kancelarię od ponad 10 lat, za sobą mamy już kilkadziesiąt kontroli), oferujemy kompleksowe usługi prawne, które pomogą Wam zrozumieć i prawidłowo wdrożyć przepisy RODO:

- Analizujemy specyfikę działalności

- Wspieramy w przygotowaniu odpowiedniej dokumentacji i RODO

- Doradzamy w kwestii zawierania umów i upoważnień.

- Telefon: 71 773 30 06

- E-mail: kontakt@legalizeme.pl

- Formularz kontaktowy na naszej stronie: TUTAJ

Do usłyszenia.