RODO w małej firmie. Krok po kroku.

Wprowadzenie RODO (Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych) w firmie to proces, który wymaga dokładnego planowania i wdrożenia odpowiednich procedur. Oto kroki, które pomogą Ci zorganizować ten proces:

Krok 1️⃣: Zrozumienie RODO

- Zapoznaj się z przepisami RODO i zrozum, jakie mają one znaczenie dla Twojej firmy.

- Zidentyfikuj, jakie dane osobowe przetwarzasz, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej oraz kto ma do nich dostęp.

Krok 2️⃣: Przeprowadzenie audytu danych

- Dokonaj przeglądu wszystkich danych osobowych, które przetwarzasz.

- Określ, skąd pochodzą te dane, jak są wykorzystywane, gdzie są przechowywane i kto ma do nich dostęp.

Krok 3️⃣: Wdrożenie zasad odpowiedzialności

- Wprowadź wewnętrzne procedury i polityki zapewniające zgodność z RODO.

- Rozważ wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych (IOD), jeśli jest to wymagane lub wskazane.

Krok 4️⃣: Zapewnienie praw osób, których dane dotyczą

- Opracuj procedury umożliwiające realizację praw osób, których dane dotyczą (np. prawo dostępu do danych, prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania).

Krok 5️⃣: Zabezpieczenie danych

- Wprowadź odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych.

- Przeprowadź ocenę ryzyka i, w razie potrzeby, ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA).

Krok 6️⃣: Przygotowanie na naruszenia ochrony danych

- Opracuj procedury postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych, w tym procedury zgłaszania takich naruszeń do właściwego organu nadzorczego i informowania osób, których dane dotyczą.

Krok 7️⃣: Szkolenie pracowników

- Zorganizuj szkolenia dla pracowników na temat ochrony danych osobowych i zasad RODO.

- Zapewnij, że pracownicy są świadomi procedur i polityk wdrożonych w firmie.

- Powtarzaj szkolenia przynajmniej raz do roku.

Krok 8️⃣: Monitorowanie i przegląd

- Regularnie monitoruj i przeglądaj wdrożone procedury i środki ochrony danych.

- Aktualizuj dokumentację i procedury w związku ze zmianami w przepisach lub w działalności firmy.

Krok 9️⃣: Dokumentacja

- Prowadź dokładną dokumentację wszystkich procesów i procedur związanych z RODO, w tym rejestry czynności przetwarzania, umowy powierzenia przetwarzania, rejestr naruszeń ochrony danych itd.

- Pamiętaj, że aktualizowanie rejestrów na bieżąco to Twój obowiązek nałożony przez RODO.

Jakie są właściwie kary? Czy w ogóle sens się przejmować jakimś tam RODO?

W przypadku naruszenia przepisów RODO (Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych), organy nadzorcze mają możliwość nakładania kar finansowych, które mogą być bardzo wysokie. Kary te są zróżnicowane i zależą od rodzaju naruszenia, jego skali, wpływu na osoby, których dane dotyczą, oraz od tego, czy naruszenie było wynikiem zaniedbania czy świadomego działania.

Zgodnie z RODO, kary finansowe mogą osiągnąć:

1. Do 10 milionów EUR lub do 2% rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa za rok poprzedzający naruszenie – dla mniej poważnych naruszeń, takich jak nieprzestrzeganie obowiązków administratora lub podmiotu przetwarzającego dotyczących m.in. prowadzenia rejestru czynności przetwarzania, współpracy z organem nadzorczym, czy oceny skutków dla ochrony danych i konsultacji przedwdrożeniowych.

2. Do 20 milionów EUR lub do 4% rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa za rok poprzedzający naruszenie – dla bardziej poważnych naruszeń, takich jak naruszenie zasad dotyczących podstawowych praw i wolności osób fizycznych, nieprzestrzeganie zasad dotyczących zgody, naruszenie praw osób, których dane dotyczą, lub nieprzestrzeganie zasad transferu danych poza EOG.

Warto zauważyć, że kary te są maksymalnymi wartościami, a rzeczywista wysokość kary jest ustalana indywidualnie przez organ nadzorczy, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności danego przypadku, w tym stopień winy, charakter, ciężar i czas trwania naruszenia, podjęte działania naprawcze, wcześniejsze naruszenia, stopień współpracy z organem nadzorczym, oraz wszelkie inne czynniki łagodzące lub obciążające.

Ponadto, oprócz kar finansowych, naruszenie RODO może prowadzić do innych konsekwencji, takich jak nakazy działania lub zaniechania określonych działań przez organ nadzorczy, ograniczenia w przetwarzaniu danych, a nawet do nakazu usunięcia danych. Naruszenia mogą również skutkować szkodą wizerunkową i utratą zaufania klientów i partnerów biznesowych.

Kilka słów na zakończenie od nas…

Pamiętaj, że wdrożenie RODO to nie jednorazowy projekt, ale ciągły proces wymagający regularnego przeglądu i aktualizacji. Ważne jest, aby podejść do niego systematycznie i z zaangażowaniem, aby zapewnić zgodność z przepisami i ochronę danych osobowych.

Jeśli nie wiesz jak podejść do tematu wdrożenia RODO w swojej firmie, to śmiało się do nas zgłoś i porozmawiajmy.

- Telefon: 71 773 30 06

- E-mail: kontakt@legalizeme.pl

- Formularz kontaktowy na naszej stronie: TUTAJ

Do usłyszenia!