Czy Twoja firma zastanawia się, jak udzielać pożyczek pracownikom i zleceniobiorcom, zachowując zgodność z przepisami prawa?

Z takim samym zapytaniem przyszedł do nas ostatnio nasz Klient. Zapytał 1) jak może udzielać 2) jak sprawa wygląda na gruncie podatkowym 3) jak się zabezpieczyć.

Jakie kwestie warto rozważyć na samym początku?

1. Jak duże będą to pożyczki? Jeśli będą to wysokie kwoty, to warto rozważyć zabezpieczenie w formie weksla czy poręczenia oraz ustalić zasady weryfikacji sytuacji finansowej pożyczkobiercy (aby nie doszło do sytuacji, że zaciąga pożyczkę ponad swoje możliwości). Mimo, że praktyką jest, że wynagrodzenie jest potrącane bezpośrednio z wynagrodzenia, to w przypadku zajęcia komorniczego tak naprawdę firma nie jest w stanie egzekwować swoich należności. Dlatego to jest punkt wyjściowy.

   
   

2. Czy pożyczki będą udzielane tylko pracownikom czy również zleceniobiorcom? Trzeba to na starcie określić. Ważne, aby również zastanowić się jakie warunki będą umożliwiać skorzystanie z pożyczek w zależności od formy zatrudnienia (np. staż pracy / współpracy w oparciu o umowę zlecenia). Ważne, aby zasady przyznawania pożyczek były jednakowe dla wszystkich zainteresowanych, o czym szerzej napiszemy niżej w punkcie dotyczącym kwestii podatkowych.

   
   

3. Czy pożyczki będą oprocentowane czy nieoprocentowane? Przy pożyczkach oprocentowanych musi to być wartość rynkowa, która określana jest corocznie w obwieszczeniu Ministra Finansów. Transakcja pożyczkowa korzystająca z uproszczenia „safe harbour” zwalnia z obowiązku przygotowania dokumentacji cen transferowych (tj. korzysta z domniemania rynkowości), w tym analizy porównawczej. Oznacza to, że organ podatkowy nie będzie kwestionować ceny transferowej. Jednym z warunków skorzystania ze zwolnienia jest zastosowanie oprocentowania pożyczki określonego w oparciu o stopę bazową i marżę, wskazaną w Obwieszczeniu Ministra Finansów. Obecnie wysokość jest ustalana według wybranej stopy bazowej (WIBOR 3M lub WIRON 3M) + należy doliczyć minimalną marżę 2,2 punktu procentowego.

Jakie dokumenty będą potrzebne?

1. Wniosek o udzielenie pożyczki (w tym klauzula informacyjna RODO)

2. Regulamin udzielania pożyczek

3. Umowa pożyczki

4. Księgowanie i dokumentacja

Przyjrzyjmy się po kolei każdemu z tematów.

Wniosek o udzielenie pożyczek – najważniejsze punkty to wnioskowana kwota pożyczki, propozycja liczby rat i kwoty netto potrącanej z wynagrodzenia. Klauzula informacyjna RODO (!). Decyzja firmy. Wszystko na jednej kartce a4.

Regulamin udzielania pożyczek – warunki udzielania pożyczek takie jak np. staż pracy, maksymalna kwota udzielanych pożyczek przez firmę, maksymalny okres na jaki można rozłożyć spłatę pożyczki, warunki natychmiastowej spłaty np. gdy zakończy się współpracę z pracownikiem czy zleceniodawcą. Niemniej takich ważnych punktów jest więcej, powyżej jedynie kilka istotnych.

Umowa pożyczki – wymogiem prawnym jest, aby pożyczka powyżej 1000 zł miała formę pisemną. Niemniej niektóre rzeczy nawet gdyby nie były obwarowane wymogiem prawnym, byłyby polecane przez prawników dla celów dowodowych. Niemniej ad rem w umowie musi zawrzeć się paragraf na temat zgody pracownika czy zleceniobiorcy na potrącanie rat bezpośrednio z otrzymanego wynagrodzenia oraz wszystkie istotne warunki, takie jak kwota, oprocentowanie, terminy spłaty i ewentualne zabezpieczenia.

Księgowanie i dokumentacja – w księgach rachunkowych pracodawcy należy odpowiednio ująć udzielone pożyczki, a wszelkie zmiany muszą być śledzone i dokumentowane.

Pożyczki na gruncie podatku dochodowego

Rozważmy to z podziałem na:

1) pożyczki oprocentowane

Pracownicy: Przy udzielaniu pożyczek na preferencyjnych warunkach wartości benefitu (np. różnica w oprocentowaniu) uważa się za przychód ze stosunku pracy, który może być podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Zleceniobiorcy: Podobnie jak w przypadku pracowników, benefit z tytułu preferencyjnych pożyczek dla zleceniobiorców może stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zgodnie z zawartą umową zlecenia.

2) pożyczki nieoprocentowane

Udzielenie nieoprocentowanej, zwrotnej pożyczki przez spółkę pracownikom nie stanowi przychodu dla pracownika, ponieważ nie jest związane z trwającym stosunkiem pracy, lecz oddzielną umową (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.939.2023.1.PT).

Reasumując: W przypadku pożyczek udzielanych na warunkach rynkowych, nie są one traktowane jako przychód. Natomiast pożyczki udzielane nie na warunkach rynkowych są traktowane jako przychód i podlegają opodatkowaniu (sygn. DU/1998/144).

Podatek PCC od pożyczek

Jeśli chodzi o podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC), to pożyczki pracownicze są z niego zwolnione, zgodnie z art. 9 pkt 10 lit. e ustawy o PCC (podatku od czynności cywilnoprawnych).

Podatek VAT od pożyczek

Udzielenie pożyczki przez zleceniodawcę zleceniobiorcy z reguły nie podlega opodatkowaniu VAT, ponieważ nie jest to czynność świadczona w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Jednakże, jeśli udzielenie pożyczki wiąże się z dodatkowymi usługami podlegającymi opodatkowaniu VAT, należy to uwzględnić.

Kwestie podatkowe - podsumowanie rozważań

Reasumując, udzielenie nieoprocentowanych lub oprocentowanych na warunkach rynkowych pożyczek pracownikom i zleceniobiorcom przez Spółkę, przy zachowaniu jednakowych zasad i warunków udzielania pożyczek określonych w Regulaminie, nie stanowi przychodu dla pracowników ze stosunku pracy lub przychodu dla zleceniobiorcy i w konsekwencji na Spółce nie będą ciążyły obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych. Co do zasady udzielanie pożyczek pracownikom i zleceniobiorcom jest zwolnione z VATu i podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC).

Jakie benefity kryją się za pożyczkami dla pracowników?

Dla pracowników:

• Preferencyjne warunki finansowe

• Niższe oprocentowanie: Pracodawcy często oferują pożyczki na warunkach korzystniejszych niż te dostępne na rynku, co pozwala pracownikom na zaoszczędzenie na odsetkach.

• Brak dodatkowych opłat: Wiele firm nie obciąża swoich pracowników dodatkowymi opłatami i prowizjami, które są standardowe w bankach i instytucjach finansowych.

• Łatwiejszy dostęp do środków

• Szybszy i prostszy proces: Procedury udzielania pożyczek przez pracodawcę są zwykle mniej skomplikowane i krótsze niż w bankach.

• Bez dodatkowej weryfikacji: Pracownicy mają łatwiejszy dostęp do pożyczek, ponieważ pracodawca zna ich sytuację finansową i historię zatrudnienia.

Dla pracodawców:

• Większa lojalność i zaangażowanie pracowników

• Motywacja: Udzielanie pożyczek może zwiększać lojalność pracowników wobec firmy i ich zaangażowanie w pracę.

• Korzyść wizerunkowa: Pracodawca, który oferuje takie benefity, może być postrzegany jako bardziej atrakcyjny i troszczący się o swoich pracowników.

• Powiązanie z firmą: Pracownicy, którzy korzystają z pożyczek, mogą być bardziej skłonni do pozostania w firmie przez dłuższy czas.

Dla obydwu stron:

• Budowanie relacji: Pożyczki mogą wzmacniać relacje między pracodawcą a pracownikiem oparte na wzajemnym zaufaniu i wsparciu.

• Wsparcie w trudnych sytuacjach: Pracodawca może oferować wsparcie finansowe dla pracowników w trudnych sytuacjach życiowych, co poprawia dobrostan i morale w miejscu pracy.

• Tworzenie przyjaznego środowiska: Pracodawcy oferujący takie benefity mogą kreować bardziej przyjazne i wspierające środowisko pracy.

Podsumowanie:

Benefity wynikające z udzielania pożyczek pracownikom i zleceniobiorcom są wielopłaszczyznowe, przynosząc korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Takie inicjatywy mogą wzmocnić relacje w miejscu pracy, poprawić zaangażowanie i lojalność pracowników oraz wspierać ich w realizacji celów życiowych.

Jak możemy Ci pomóc?

Oferujemy:

- Analizę prawną i doradztwo w zakresie udzielania pożyczek pracownikom i zleceniobiorcom.

- Przygotowanie niezbędnych dokumentów i umów.

- Konsultacje dotyczące zgodności z przepisami RODO i ochrony danych osobowych.

Skontaktuj się z nami: +48 717 733 006