Czy wiesz, jakie dokumenty są niezbędne do ochrony danych osobowych przy umowie zlecenia? 📃

Przygotowaliśmy dla Ciebie krótki przewodnik.

W kontekście umowy zlecenia i ochrony danych osobowych, istnieje kilka kluczowych dokumentów i środków, które powinny być wzięte pod uwagę, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych (RODO). Oto niektóre z nich:

1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych – jeśli w ramach umowy zlecenia przetwarzane będą dane osobowe na zlecenie przez zleceniobiorcę, konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych lub upoważnienie do przetwarzania danych. Dokument ten powinien określać m.in. przedmiot i czas trwania przetwarzania, rodzaj danych osobowych, obowiązki i prawa zleceniobiorcy.

   
   

2. Klauzula informacyjna – zleceniodawca, jako administrator danych, jest zobowiązany do poinformowania osób, których dane dotyczą, o przetwarzaniu ich danych osobowych, w tym o celu i podstawach przetwarzania, odbiorcach danych, prawach osób, których dane dotyczą, itd. Dokument ten można dołączyć do umowy zlecenia, jako jeden z załączników.

   
   

3. Polityka Ochrony Danych Osobowych – dokument określający zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w organizacji zleceniodawcy, w tym m.in. sposoby zabezpieczenia danych, procedury w przypadku naruszenia ochrony danych, obowiązki pracowników. Jest to obowiązkowy dokument w każdej firmie, niezależnie od skali.

   
   

4. Instrukcja zarządzania systemem informatycznym – jeśli dane osobowe są przetwarzane w systemach informatycznych, konieczne jest posiadanie instrukcji określającej zasady korzystania z tych systemów, w tym m.in. zarządzanie dostępem, procedury backupu, aktualizacji oprogramowania, zmiany hasła.

   
   

5. Rejestr czynności przetwarzania – zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca, jeśli przetwarzają dane osobowe, są zobowiązani do prowadzenia rejestru czynności przetwarzania, który zawiera m.in. informacje o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach danych, przewidywanych terminach usunięcia danych. Najlepiej również ustalić jakie jeszcze inne wymagane przez prawo rejestry są wymagane do prowadzenia (to już zależy od przedsiębiorstwa i jego wielkości).

   
   

6. Umowa o zachowaniu poufności – może być wymagana, jeśli zleceniobiorca ma dostęp do wrażliwych lub poufnych informacji, w tym danych osobowych. Umowa ta zobowiązuje zleceniobiorcę do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w ramach wykonywania umowy zlecenia.

Warto pamiętać, że wymienione dokumenty i środki są przykładowe i ich wymagana forma oraz zakres mogą różnić się w zależności od specyfiki przetwarzanych danych, rodzaju działalności oraz innych czynników. Zawsze zaleca się konsultację z prawnikami ds. ochrony danych osobowych w celu zapewnienia pełnej zgodności z RODO. Chętnie pomożemy.

Jeśli nie wiesz jak podejść do tematu wdrożenia RODO w swojej firmie, to śmiało się do nas zgłoś i porozmawiajmy.

- Telefon: 71 773 30 06

- E-mail: kontakt@legalizeme.pl

- Formularz kontaktowy na naszej stronie: TUTAJ

Do usłyszenia!